PetteriLehtonen Osaava lakimies läpinäkyvällä hinnoittelulla

Julkinen hankinta - objektiivista vai subjektiivista

Kirjoitan tätä artikkelia reilun kymmenen vuoden kokemuksella julkisen sektorin hankkijana, joten näkökulma on vahvasti toispuolinen. Olen kuitenkin viimeisen viiden vuoden aikana tullut siihen lopputulokseen, ettei hyvää tarjouspyyntöä voi kirjoittaa ottamatta huomioon mahdollisia tarjoajia ja heidän näkökulmaa hankintaan.

En tässä artikkelissa mene kovin syvälle julkisen hankinnan juridiseen problematiikkaan, vaan yritän tuoda esille sellaisia näkökulmia, joita kaikkien julkisten hankintojen kanssa tekemisissä olevien tulisi pitää itsestään selvyytenä.

Julkinen hankinta – hankintalainsäädäntö

Koko hankintalainsäädännön tarkoituksena on lähtökohtaisesti ehkäistä korruptiota. Toisin sanoen julkista rahaa tulisi käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. Julkinen hankinta lähtee siitä, että julkinen toimija hankkii siltä, joka tuotteen tai palvelun parhaimmilla ehdoilla tarjoaa – ei siis aina halvimmalla hinnalla. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että julkinen hankinta tehdään sokkona eikä siihen saa vaikuttaa esimerkiksi projektissa mukana olevien henkilöiden kemiat. Tämä toisin sanoen tarkoittaa, että valinnan on oltava objektiivinen.

Miten objektiivinen hankinta sitten tosiasiassa tehdään? Se tehdään niin, että valintakriteerit ovat niin läpinäkyvät ja ennalta määritellyt, ettei hankintaa tekevä taho pysty ”valitsemaan” itselleen sopivinta ehdokasta. Tässä törmätään mielestäni julkisten hankintojen suurimpaan ongelmaan nykyisen sekä tulevan lain osalta. Valintaperusteina voivat toimia sekä pelkkä hinta että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jota olen vuosi vuodelta nähnyt käytettävän enemmän ja enemmän valintaperusteena.

Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Suurin ongelma kokonaistaloudellisesti edullisimmassa tarjouksessa on se, että hinnan lisäksi valintakriteereinä toimivat muut hankintaan vaikuttavat tekijät. Tällaisia voivat olla esimerkiksi yrityksen aikaisempi toiminta, tarjottavien henkilöiden osaaminen jne. Vaikka tällaiset kriteerit vaikuttavat hyviltä ja mahdollisesti selkeiltä, niin monesti ne ovat aivan muuta.

Esimerkki avaa tilannetta parhaiten. Hankintayksikkö on hankkimassa esimerkiksi vahvasti räätälöityä asianhallintajärjestelmää. Hankintayksikkö tekee tarjouspyyntöä, jonka valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnasta saa 60 pistettä, toteutustavasta 30 pistettä ja yrityksen aikaisemmista projekteista 10 pistettä. Hinta on määritelty projektin kokonaishinnaksi, toteutustavasta annetaan pisteitä esimerkiksi 30 kohdan perusteella (yksi piste per kohta) ja aikaisemmista projekteista siten, että tarjoaja saa 10 pistettä, jos se on toteuttanut yli viisi samantasoista projektia.

Edellä kuvattu vaikuttaa varsin hyvin suunnitellulta ja yhteisiä rahoja säästävältä tarjouspyynnöltä? Otetaanhan siinä huomioon erilaiset toteutustavat sekä yrityksen aikaisempi toiminta, eikä näin ollen sokeasti vain toteuteta taas yhtä käyttäjälle vastenmielistä asianhallintaprojektia. Asia voi olla näin, mutta itse katsoisin, että hankintayksikkö ulkoistaa tämän tyyppisessä tarjouspyynnössä tärkeimmän, eli antaa vaatimusmäärittelyn tekemisen tarjoajille, eli antaa yritykselle varsin vapaat kädet tarjota sellaista järjestelmää, jolla se katsoo olevan parhaat mahdollisuudet voittaa hankinta.

Pisteytyksessä ongelmien lisäksi myös hankinnan objektiivisuus kärsii kuvaamassani kilpailutuksessa. Tilanteessa, jossa tarjoajat päätyvät valintapisteissä lähekkäin, voi hankintayksikkö tehdä ratkaisevan eron tarjoajien välille antamalla toiselle pisteen tai kaksi enemmän toteutustavasta. Lopputulos on helppo kuvitella, jos vaihtoehtoina ovat hankintayksikön tuntema tai suosima tarjoaja ja tarjoaja, jota ei haluta valita. Prosessi voi todellisuudessa olla täysin objektiivinen, jos toteutustavan pisteytyksen tekee esimerkiksi ulkopuolinen taho. Tästä huolimatta hankinta ei ulospäin kuitenkaan koskaan näytä objektiiviselta – varsinkaan silloin, jos valitulla tarjoajalla on ollut muita projekteja hankintayksikön kanssa.

Julkinen hankinta ja sen määrrittely

Olen viimeisen viiden vuoden aikana muuttanut omaa toimintaani enemmän ja enemmän siihen suuntaan, että tarjouspyynnössä määritellään esimerkiksi IT-hankintojen osalta tekninen puoli erittäin tarkasti. Välillä olen jopa mennyt siihen, että hankittavasta järjestelmästä on tehty muutamalla kymmenellä tuhannella ”mock up”, joka on sitten annettu tarjoajien käyttöön suuremmassa hankinnassa. Näin ollen tarjoajien pitäisi lähtökohtaisesti tietää tarkasti, minkälaisesta järjestelmästä ne tekevät tarjousta.

Tällainen lähestymistapa vaatii kuitenkin sen, että joko hankintayksiköllä itsellä on osaaminen erittäin korkealla tasolla tai sitten osaamista hankinnan kartoittamiseksi ostetaan muualta. Toisin sanoen hankintayksikkö pystyisi itse toteuttamaan hankinnan, mutta siihen ei ole henkilöstöresursseja. Tämän lisäksi tarjouspyynnössä asetetaan minimirajat tarjoajille, jotta tarjous edes otetaan vertailtavaksi.

Tämän tyyppisessä tarjouspyynnössä objektiivisuus toteutuu lähtökohtaisesti aina, kun ainoana valintaperusteena on kokonaishinta, joka on määritelty erittäin yksityiskohtaisesti. Tällöin mielestäni tarjouspyynnössä toteutuu myös kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta, kun valintakriteerinä on pelkkä hinta.

Esimerkiksi julkisuudessa on tuotu usein esille julkisten hankintojen epäonnistumisen syyksi se, että valintaperusteena on ollut ainoastaan halvin hinta, eikä valinnassa ole otettu huomioon tarjoajien muita ominaisuuksia. Minusta valintaperusteena tulisi aina käyttää vain selkeästi määriteltyä hintaa, mutta siten, että tarjouspyynnön laatimiseen käytetään sellaista kovan luokan osaamista, jolla kilpailutukseen saadaan osallistumaan halutun tasoiset toimittajat, jotka kilpailevat hankintayksikön määrittelemästä tuotteesta tai palvelusta. Näin kaikki hankinnan toimittamiseen pystyvät yritykset kilpailisivat oikeasti objektiivisesti yhdellä selkeällä kriteerillä, eli hinnalla.

Tämä kirjoitus on julkaistu 15.6.2016 Lakiasiaintoimisto Lehtonen Oy:n sivuilla

Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!

1Suosittele

Yksi käyttäjä suosittelee tätä kirjoitusta. - Näytä suosittelija

NäytäPiilota kommentit (5 kommenttia)

Käyttäjän joukorep kuva
Jouko Repo

"""Koko hankintalainsäädännön tarkoituksena on lähtökohtaisesti ehkäistä korruptiota. Toisin sanoen julkista rahaa tulisi käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. Julkinen hankinta lähtee siitä, että julkinen toimija hankkii siltä, joka tuotteen tai palvelun parhaimmilla ehdoilla tarjoaa – ei siis aina halvimmalla hinnalla. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että julkinen hankinta tehdään sokkona eikä siihen saa vaikuttaa esimerkiksi projektissa mukana olevien henkilöiden kemiat. Tämä toisin sanoen tarkoittaa, että valinnan on oltava objektiivinen. """

Asiallinen kirjoitus ja Suomen talouden kannalta erittäin tärkeä aihe.

Josko vihdoinkin puuhastelusta tulisi tosiaankin jotain järkevää myös käytännössä. Osa hankinnoista kun tehdään nykyään täysin ammattitaidottomasti ja kilpailu, pisteytyksineen saattaa olla hankintavastaavilta pelkkä näennäinen kulissi.
Hankintalain valmistelussa on syytä huomioida ensisijaisesti julkisuus, sekä läpinäkyvyys. Nämä kaksi asiaa pitävät virkamiehen mielen kirkkaana ja ajatuksen selkeänä. Kaikki. Ikä tehdään jemmassa, peiton alla ei tule päivänvaloon.

Esimerkkinä : Tällä hetkellä on nimittäin niin, että jos tilaat vaikkapa oman kuntasi toteutuneita hankintapäätöksiä kotiisi, niin toki ne saatkin. Viiveellä ja paperilla. Ei siis sähköisesti, esim. xls formaatissa, josta ne olisi helppo imaista kantaan ja pyöräyttää eri ulottuvuudet vaikka graaffisesti vertailtavaksi. ( Transparency Suomi joskus tätä aihetta käsittelikin )

Selitys tähän on ollut kunnan ( siis ostajan ) puolelta aina epämääräinen tietoturvaan vetoaminen ja joutavanpäiväinen venkulointi. No, jokainen voi miettiä sitä todellista syytä, kun sitten saamastaan paperiversioista kaivelee hinta, toimitus ja pakkauskoot yhteismitalliseen muotoon. Sähköisesti työ onnistuu muutamassa minuutissa nykyisillä työkaluilla. Paperiversiosta ei oikein millään.

Läpinäkyvyyden puute on tyypillinen osoitus Hyvä-Veli kytkennöistä ja hankintalain kiertämisestä. Tähän asian hoitamiseen soisi poliitikoilla olevan riittävän aikaa. Jää taas nähtäväksi, kuinka hyvin onnistuttiin. Suomi on muuten tältä osin todella läpimätä.

Eestisä pari - kolme vuotta sitten julkaistiin varsin toimiva sovellus, jolla pääsit porautumaan oman kuntasi hankintoihin ja tekemään vertailuja datamassan eri parametrien suhteessa ja eri ulottuvuuksilla. Ristiinaplikointi toi heti vääristymät pöydälle. Graaffina ja helposti luettavana. Suomessakin tämä olisi mahdollista, mutta viranomaisilla ei ole tähän halua, eikä kiinnostusta. Koska liian läpinäkyvää. Suomessa tuollaisen toiminnan esteenä on päättäjien mukaan muka yhteismitallisuuden puute ja lähdejätjestelmien hajanaisuus. Lähdejärjestelmien hajanaisuus ei kuitenkaan ole todellinen este. DW n rakentamista kun ei välttämättä edes tarvita.

Käyttäjän kosonenjuhapekka kuva
Juha-Pekka Kosonen

"Virossa pari - kolme vuotta sitten julkaistiin varsin toimiva sovellus, jolla pääsit porautumaan oman kuntasi hankintoihin ja tekemään vertailuja datamassan eri parametrien suhteessa ja eri ulottuvuuksilla."

Virossa asioita on jouduttu lähestymään täysin eri kantilta kuin mihin Suomessa on totuttu. Viro oli vielä pitkään ns. vapautumisensa jälkeen läpeensä korruptoitunut maa. Korruptiosta ei päästy eroon muutoin kuin todella vahvoilla keinoilla.

Poliiseista irtisanottiin n. 30% ja jäljelle jääneiden palkkaa nostettiin samalla 30%:lla. Paikallisella suojelupoliisilla oli ja lienee vielä edelleenkin mahdollisuus tehdä tiedustelutoimintaa omalla päätöksellään.

Tarkkailusta ja televalvonnasta ei voinut ilmoittaa kenellekään ulkopuoliselle, koska kuka tahansa saattoi olla osallinen tutkittavaan korruptio- tai maanpetosrikokseen aina syyttäjiä ja tuomareita myöten.

Kovilla keinoilla korruptio on saatukin kitkettyä siihen malliin, ettei se ainakaan pistä silmiin kovin räikeästi.

Korruptio on kuitenkin täysin mahdoton kitkeä pois, mikä näkyy myös maailman vähiten korruptoituneen valtion julkisissa hankinnoissa. Valtio ja kunnat maksavat jatkuvasti ylihintaa ostamistaan tuotteista tai palveluista.

Hankintalaki ei joko toimi tai sitten sitä sovelletaan osin tarkoitushakuisesti väärin.

Käyttäjän joukorep kuva
Jouko Repo

""Virossa asioita on jouduttu lähestymään täysin eri kantilta kuin mihin Suomessa on totuttu. Viro oli vielä pitkään ns. vapautumisensa jälkeen läpeensä korruptoitunut maa. Korruptiosta ei päästy eroon muutoin kuin todella vahvoilla keinoilla.""

Tuo on totta.

https://fi.wikipedia.org/wiki/Korruptio_Suomessa

Suomessa teknisten apuvälineiden ja ohjelmistojen tehokas käyttö auttaisi yhteiskuntaa säästämään ja samalla myös viranomaisia ja poliitikkoja autettaisiin pysymään oikealla tiellä. Tämä auttaminen ei tulisi edes kalliiksi ja haluaisin kuulla joltain hankintavastaavalta, miksi avoimuus ja valvonta ei olisi nk.
" hyvä juttu "

Käyttäjän PetteriLehtonen kuva
Petteri Lehtonen

Hankintalain suurin ongelma on mielestäni, että se on säädetty EU -tasolla siten, että se mahdollistaisi julkisten hankintojen toteuttamisen tasapuolisesti koko EU -alueella. Jokainen ymmärtää, että julkisissa hankinnoissa on aivan erilaiset ongelmat esimerkiksi Italiassa ja Suomessa.

Näin ollen lainsäädäntö on kirjoitettu siten, että se suitsisi korruptiota mahdollisimman tehokkaasti. Tämä taas monesti tarkoittaa sitä, että varsinkin pienempiä IT-hankkeita on mahdotonta toteuttaa kuten yksityisellä puolella, eli joustavasti ja kehitystä hankinnan aikana seuraten.

Suurempien hakkeiden osalta tuo avoimuus ja hankinnan julkinen seuraaminen on minustakin avain hyvin toteutettuihin hankintoihin. Suomen kokoisessa maassa suuret hankinnat ovat kuitenkin yhtä ongelmallisia kuin esimerkiksi päivittäistavarakauppa, toimittajia on aivan liian vähän, että kilpailu todellisuudessa toimisi.

Käyttäjän joukorep kuva
Jouko Repo

Varmaankin juuri noin. Paikallistason hankintojen € määrä on kuitenkin varmasti varsin suuri ja mahdollistaa paikalliskikkailun, toimitaan " under radar " kun yksittäissopimusten € arvot jäävät pieneksi. Lisäksi paikallissopijat piittavat piupaut Hanselista tai kuntien keskinäisistä hankintajärjestelmistä.

Kilpailijoisen vähyys ei saisi olla esteenä. IT alallahan ei paikalla oloa sopimuksen jälkeen tarvita, nykyään VPN. N kautta voi tehdä ihan mitä vaan, joten softa ja sovellukset voidaan tuottaa vaikka Slovakiassa. Yhtä nopeasti ja tehokkaasti, kuin paikan päällä. Isot IT alan pelurit eivät tietenkään tästä uudistumisesta pidä ja järjestävät mielellään ostajille erilaisia " hankinta " tapahtumia. Vaikkapa Reberbahnilla. Tms. Kulttuurikohteessa. Näihin tapahtumiin pääsee vain kutsusta ja asiakkailla on valmis seminaariohjelma verottajaa varten. Ei siis lahjontaa.

Ostaminen, etenkin toisen rahoilla, on mukavaa.

Toimituksen poiminnat